É comum ter listas de tarefas quilométricas, passar o tempo todo ocupado e ainda assim se perguntar o que, de fato, você realizou ao fim do dia. O ambiente de trabalho moderno se transformou em uma enxurrada de trabalho superficial, com um ciclo interminável de e-mails, notificações no Slack e reuniões em sequência que te mantêm ocupado — mas não produtivo.
O relatório Anatomy of Work Index, da Asana, empresa de tecnologia que desenvolve uma plataforma de gestão de projetos, chama essas tarefas, que consomem 60% do tempo dos profissionais, de “trabalho sobre o trabalho”.
Uma solução para esse problema é o que o autor Cal Newport chama de “Deep Work” (Trabalho Profundo): a capacidade de se concentrar sem distrações em uma tarefa cognitivamente exigente. É nesse estado que você produz seus resultados mais valiosos. O problema é que não dá para fazer trabalho profundo quando sua agenda está um caos.
A seguir, veja quatro etapas que te ajudam a bloquear sua agenda estrategicamente e recuperar pelo menos 10 horas da sua semana para o que realmente importa.
Antes de auditar seu tempo, você precisa controlá-lo. O bloqueio de tempo é a prática de agendar o seu dia inteiro, e não apenas as reuniões. Em vez de manter uma lista de tarefas solta, você atribui a cada atividade um “bloco” específico na sua agenda.
Essa ação transforma intenções vagas como “preciso trabalhar naquele relatório” em compromissos concretos, como “das 9h às 10h30 vou trabalhar no relatório do primeiro trimestre”. Assim, você protege seu foco de forma eficaz.
Etapa 1: revise suas reuniões (recupere de 3 a 4 horas)
Reuniões são inimigas do trabalho profundo. Abra sua agenda e identifique pelo menos uma reunião recorrente que não tenha pauta clara, que sempre ultrapasse o horário ou na qual você seja apenas um ouvinte passivo.
Em seguida, envie um e-mail educado, porém firme, ao organizador, expressando sua preocupação em otimizar o tempo de todos. Considere essa mensagem como sua forma profissional de recusar a reunião.
Peça os principais objetivos das próximas sessões e explique que prefere direcionar seu tempo para outro projeto, especialmente se sua participação direta não for essencial. Você pode se atualizar depois por meio da ata ou dos registros do encontro. Ao enviar esse tipo de mensagem, você demonstra respeito pelo tempo do outro e foco em atividades de maior impacto.
Etapa 2: auditoria de notificações (recupere de 2 a 3 horas)
Cada notificação de e-mail ou mensagem no Slack ou Teams representa uma pequena fissura na sua concentração. Pesquisas da Associação Americana de Psicologia mostram que até interrupções mínimas, causadas pela troca constante de contexto, podem prejudicar o foco e desperdiçar uma parcela significativa do seu dia de trabalho — chegando a comprometer até 40% do tempo produtivo.
É hora de desligar o barulho. Encare essa etapa como um desafio de “zero notificações”. Durante um dia inteiro, desative todas as notificações do computador e do celular, como alertas de e-mail, ícones do Slack e notificações de notícias e redes sociais. Você vai se surpreender com o quanto recupera sua capacidade de concentração ao escolher quando interagir, em vez de reagir o tempo todo.
Etapa 3: a técnica de agrupamento (recupere de 2 a 3 horas)
Essa prática é o complemento proativo da auditoria de notificações. Em vez de deixar que sua caixa de entrada dite sua lista de tarefas, você assume o controle do fluxo de comunicação ao agrupá-lo.
Em vez de checar e-mails 30 vezes por dia, agende dois ou três blocos de 30 minutos na sua agenda para isso. Por exemplo, às 10h30, às 13h30 e às 16h. Fora desses horários, mantenha e-mail e Slack completamente fechados. Essa técnica permite que você saia de um estado reativo e entre em um modo focado e proativo.
Etapa 4: o “deslocamento fictício” (recupere suas noites)
Para quem trabalha remotamente, o expediente parece nunca terminar. A falta de separação física entre trabalho e casa gera o chamado “efeito de invasão do trabalho”, quando você se pega respondendo e-mails às 21h.
Você precisa criar um ritual claro de encerramento do dia. O “deslocamento fictício” é uma rotina de 15 minutos que sinaliza ao seu cérebro que o expediente acabou oficialmente. Pode ser uma caminhada no quarteirão, ouvir um podcast ou uma música, organizar a mesa ou trocar de roupa. A atividade em si não importa, o que importa é a consistência.
Esse hábito cria um limite fundamental que protege seu tempo pessoal e previne o esgotamento. Produtividade não é fazer mais tarefas. É criar mais espaço para o que realmente importa. Sua atenção é seu ativo profissional mais valioso. Ao auditar seu tempo, organizar sua agenda e eliminar o ruído, você aumenta sua entrega e retoma o controle da sua carreira.
*Sho Dewan é colaborador da Forbes US. Ele é fundador e CEO da Workhap, de consultoria de carreira, além de ser criador de conteúdo e LinkedIn Top Voice.
*Matéria originalmente publicada em Forbes.com